Benyttelse af elektronisk kommunikation er ikke noget nyt - heller ikke på universitetet. Universitetet har både internt og eksternt benyttet elektronisk kommunikation i meget vidt omfang. Men kommunikationen har hidtil været karakteriseret ved, at det var ved den informelle administrative dialog, den faglige dialog eller den informative dialog, hvor e-mailen har været benyttet. 

Når det drejer sig om tjenstlige afgørelser, ansøgning om ansættelse, meddelelse om dispensation m.v. - det vil sige kommunikation som vedrører ansatte eller studerendes retsstilling eller som er led i behandlingen af en afgørelse om personers retsstilling - har det været fastsat, at kommunikationen skulle foregå ved hjælp af papir. 

Det nye er således, at disse sidstnævnte sagsområder i fremtiden også - i et eller andet omfang - skal kommunikeres ved hjælp af elektroniske kommunikationsmidler. 

Dette rejser en række spørgsmål vedrørende sikkerhed, konstaterbarhed, dokumentation og organisation. Læs hele dokumentet her: Retningslinier for benyttelse af e-mail ved tjenstlig kommunikation på Roskilde Universitet