Rammerne for anskaffelse af mobiltelefoner tager udgangspunkt i de indkøbsaftaler RUC har indgået på området. På nuværende tidspunkt er TDC vores teleleverandør og og TDC Erhverscenter vores mobiltelefonleverandør. Roskilde Universitet yder ikke support eller finansiering til telefoni/mobiltelefoner, der ikke er anskaffet indenfor disse rammer.

I forbindelse med anskaffelse af ny mobil skal abonnementstypen og mobilmodellen afklares:

1. En arbejdsmobil må kun benyttes i tjenstligt øjemed, og derfor ikke til private samtaler mv. Dvs. en arbejdsmobil må kun benyttes på RUC til at løse arbejdsopgaver. En arbejdsmobil kan tages med hjem i forbindelse med fx tilkaldevagt, da det er en erhvervsmæssig nødvendighed. Ifølge SKAT kan arbejdsmobilen alene tages med hjem, hvis det er en erhvervsmæssig nød- vendighed. Desuden er Roskilde Universitet forpligtet til at kontrollere om arbejdsmobilen anvendes til privat forbrug. Medarbejderen bliver ikke beskattet efter reglerne om fri telefon. 

2. En fri mobil giver adgang til ubegrænset indenlandsk telefoni og datatrafik. Udenlandsk telefoni er begrænset til 1.000 kr. årligt. Udenlandsk datatrafik er ikke mulig. Begrænsningerne gælder med mindre ansættelses-kontrakten specificerer andet. Fri mobil medfører beskatning efter reglerne om fri telefon. Telefonen må kun anvendes til almindelig telefoni og således ikke som betalingsmiddel (eks. SMS-konkurrencer, ringetoner, indsamlinger mv.).

Campus-IT og Receptionen vedligeholder et mobiltelefonkatalog, der kan vælges indenfor. Det bestræbes, at kataloget indeholder et tidssvarende og relevant udvalg af modeller og operativsystemer. Kataloget indeholder kun smartphones. Modellerne dækker følgende telefonoperativsystemer: Windows mobile og Android. Hvilken model der vælges afgøres i et samarbejde mellem medarbejder og leder. Telefonen bør kun udskiftes efter konkret behov og introduktion af en ny model begrunder således ikke i sig selv udskiftning af telefon. Receptionen står til rådighed for rådgivning i forbindelse med modelvalg. Kataloget kan ses her:

For institutter og RUb gælder at både anskaffelse og driftsomkostinger afholdes lokalt. For Fællesadministrationen gælder det at omkostningen til anskaffelse afholdes af Campus-IT, mens driftsomkostningen afholdes af afdelingerne.

Alle mobiltelefoner, der finansieres af Roskilde Universitet, oprettes i Roskilde Universitets navn.

Når medarbejderen og leder har fastlagt abonnementstype og mobilmodel underskrives blanketten, som afleveres til Receptionen. Receptionen giver medarbejderen besked om, at mobil + SIM-kort kan hentes i receptionen. Hjælp til opsætning og konfiguration af telefonen fremgår af følgende vejledning:

• Hjælp til opsætningsvejledning af iPhone
  
  

Alle mobiler, der oprettes af Roskilde Universitet, tilhører Roskilde Universitet, og skal derfor leveres tilbage ved fratrædelse eller ved udskiftning af mobil. Enhver ændring af mobil eller mobilnummer skal meddeles til Receptionen for at sikre den korrekte registrering hos teleoperatøren.

Nummerportering vil sige, at flytte et telefonnummer fra en teleoperatør til en anden teleoperatør. Det er både muligt at flytte et eksternt mobilnummer til en RUC-mobil samt at flytte et RUC-mobilnummer til en privat mobiltelefon, hvis man har haft nummeret med til Roskilde Universitet.