Formål

Arbejdsgruppen for udvikling af RUCs administration er nedsat af Styregruppen for Organisation og Campus med det formål at udarbejde en organisationsmodel for administrationen på et moderne universitet. Gruppen skal således frembringe en udviklingsplan for RUCs administration, der sikrer professionel understøttelse af universitetets kerneydelser. Arbejdshypotesen er, at udviklingsplanen skal basere sig på tværfaglighed og projektorganisering, hvor de gennemgående værdier bygger på tillid og indflydelse. Udviklingsplanen skal foreligge inden udgangen af 2011.

Målsætning

Styregruppen har vedtaget følgende opgaveforlæg for arbejdsgruppen:

1. Udvikle metode til kortlægning af administrationen:

• Udvikle metode, fx på baggrund af procesoptimering af workflows på udvalgte områder.
• Forelægge metode for styregruppen.

2. Kortlægge administrationen:

• Beskrive administrationen faktuelt (antal ansatte, p-kat.mv.).
• Beskrive administrationen (arbejdsopgaver/workflows).
• Afrapportere kortlægning til styregruppe.

3. Udvikle forslag til organiseringsmodel(ler):

• Evaluere kortlægningsresultater (procedurer, arbejdsgange og opgaveansvar ud fra definerede interessentperspektiver).
• Kommentere vision for organisering af administrationen udarbejdet i regi af administrativt ledelsesforum (sekretariatsledere og kontorchefer).
• Formidle vision for organiseringsmodel(ler) til styregruppen

4. Prioritere tiltag:

• Formulere udviklingsplan:

1. Konkretisere samtlige workflows i administrationen, der skal udvikles.
2. Udarbejde skabelon til udviklingsindsatser.
3. Formulere implementeringsplan.

• Formidle udviklingsplan til styregruppen.

5. Identificere eventuelle behov for øvrige tiltag.

Succeskriterier

Arbejdsgruppens succeskriterier er:

• at kortlægge de administrative opgaver på universitetet
• at procesforbedre fire konkrete arbejdsgange og på baggrund heraf udvikle en metode, som kan bruges på alle administrative arbejdsprocesser på universitetet. Metoden beskrives i en drejebog og evalueres i arbejdsgruppen og styregruppen
• at forholde sig til det administrative ledelsesforums vision for udvikling af administrationen med afsæt i erfaringerne fra arbejdet med de fire cases
• at formulere en udviklingsplan for administrationen frem til 2015
• at identificere eventuelle behov for supplerende indsatser.

Proces

Der er nedsat en arbejdsgruppe, hvis opgave er at forestå udviklingen af RUC's administration frem mod 2015. Det er tanken, at relevante fagpersoner inddrages i arbejdsgruppens arbejde løbende i takt med at behov herfor opstår. HR-afdelingen har indtil videre indledt et samarbejde med professor Jan Pries-Heje med henblik på faglig bistand til arbejdsgruppen. Bl.a. vil han forestå to seminarer for arbejdsgruppen med det formål at sikre gruppens kompetencer i forhold til arbejdet med procesoptimering i administrationen. Professor Jan Pries-Heje vil endvidere fungere som coach for arbejdsgruppen.

Som en forberedelse til arbejdet i arbejdsgruppen afvikles i løbet af foråret 2011 et pilotprojekt i regi af HR-afdelingen med henblik på intern kompetenceudvikling og afprøvning af metode. Projektet afvikles som 2-3 workshops af en halv dags varighed forestået af konsulent Sinnet Thuren Bødewadt fra Statens Administration samt konsulenter fra RUCs HR-afdeling.