Sådan handler du med RUC

Ved Roskilde Universitet, RUC, forstås alle institutter og afdelinger under:

CVR nr. 29057559

EAN nr. 5798000418110

RUC er én enhed, - juridisk og økonomisk og dermed også indkøbsmæssigt.

RUC forudsætter, at virksomheder og leverandører respekterer RUC’s indkøbspolitik og indgåede aftaler, således at bestillerne ikke besværliggøres i at opfylde RUC’s politikker og overholdelse af myndighedernes krav.

Det forudsættes at alle indkøbsaftaler og kontrakter er godkendt af Indkøbssektionen inden ikrafttrædelse.
Er dette ikke tilfældet forbeholder Indkøbssektionen sig ret til at opsige aftalen.

Oplever man som leverandør særlige vanskeligheder ved indgåede aftaler med RUC eller med levering eller leverancer til RUC, kan man kontakte Indkøbssektionen, med henblik på at finde en løsning.

Som leverandør forventer RUC, at al generel og opsøgende markedsføring over for bestillere kun foregår efter aftale med Indkøbssektionen. Orienterende nyhedsmails - uden direkte eller indirekte salg for øje til RUC’s enheder - accepteres, men bør altid sendes cc til indkob@ruc.dk.

Ønsker du at blive leverandør til RUC?

Ønsker du at blive leverandør til RUC, skal du kontakte Indkøbssektionen pr. mail:

Henvendelsen skal stiles til mettebr(at)ruc.dk eller/og isabe(at)ruc.dk.

Kontakt til RUC's bestillere i afdelingerne og på institutter, skal forudgående aftales med Indkøbssektionen.

Elektronisk fakturering

Danske leverandører af varer og tjenesteydelser til RUC skal i henhold til Lov om offentlige betalinger sende en elektronisk faktura til universitetet.

Roskilde Universitet anbefaler, at du anvender en af følgende løsninger:

- Etabler I din virksomheds økonomisystem en fuldt integreret løsning til udarbejdelse af elektroniske fakturaer.

- Fakturaportal på internettet.

- NemHandel.

- Anvend et Læs Ind-bureau.

Du kan læse mere om de fire muligheder på Økonomistyrelsens website, http://www.oes.dk/.

Hvad skal fakturaen indeholde?

Fakturaen til RUC skal indeholde RUC's EAN-nr. 5798 000 418110 og CVR nr. 29057559

Hvis du ikke har fået oplysning om EAN-nr. ved ordreafgivelsen, kan du kontakte universitetets regnskabssektion på mail regnskabssektionen(at)ruc.dk eller på telefon 46 74 27 95

Udover EAN-nr. skal fakturaen indeholde følgende oplysninger, som du får oplyst af RUC i forbindelse med ordreafgivelsen:

- Personlig email-adresse og fulde navn på RUC ansat bestiller.

- Omkostningssted eller gerne den fulde kontostreng

- Endelig skal fakturaen indeholde følgende almindelige oplysninger jf. momsreglerne: Fakturanr. og fakturadato Navn, adresse og CVR-nr. på sælger. Navn og adresse på køber. Beskrivelse af det leverede. Pris på det leverede. Momssats og momsbeløb.

RUC's indkøbspolitik

Indkøbspolitikken indeholder principper og rammer for indkøb på RUC. Dette gælder uanset om indkøbet finansieres af universitetets ordinære eller eksterne midler. RUC’s organisation skal overholde denne politik.

Indkøbspolitikkens område

Alle RUC indkøb er omfattet af indkøbspolitikken, uanset om det drejer sig om varer, forsyninger eller tjenesteydelser, samt køb i udlandet. Indkøbspolitikken omfatter samtlige enheder ved RUC. Indkøbspolitikken gælder for aftaler og kontrakter, som RUC indgår med eksterne leverandører.

Du kan læse RUC's indkøbspolitik og regler herfor på RUC's intranet her intra.ruc.dk/indkoeb

Aftaler og udbud

Størsteparten af RUC’s indkøbsvolumen inden for næsten alle varekategorier er så store, at RUC er udbudspligtig. Udbudspligten er også gældende for køb af varer i udlandet.
Det er Indkøbssektionen, der formidler udbud og aftaleindgåelse, hvorefter bestillerne på de enkelte enheder anvender de indgåede aftaler.

Aftaler

RUC anvender egne aftaler, SKI-aftaler og FM-aftaler samt udvalgte leverandører under SKI's rammeaftaler.